Relaciones Públicas y Comunicación en la Empresa

Aunque muchas personas aún consideran que el trabajo de Relaciones Públicas está basado en participar en muchas actividades sociales y que los ejecutivos aparezcan en los medios, en la actualidad ésta es una labor importante de comunicación estratégica que ayuda a conectar a la empresa con la comunidad, logrando una adecuada percepción de la empresa y un clima organizacional favorable basado en la información y el entendimiento mutuo, contribuyendo así al logro de resultados.

La dimensión del trabajo está determinada principalmente por la dimensión de la empresa y sus operaciones. Si en los pequeños negocios esta función es asumida por el dueño o gerente, cuando hay un número considerable de empleados o se tiene más de una unidad de operaciones es recomendable que la responsabilidad se delegue a un especialista que organice el trabajo en un área conformada para tal fin.  Esto es más evidente en empresas que tratan mucho con el público o se interrelacionan con diversos niveles de organizaciones gubernamentales y civiles, públicas y privadas, e incluso con otros representantes de su sector empresarial, pero no es menos importante en aquellas que en su función de proveedores no tienen mayor contacto externo, pero sí tienen un interlocutor importante: el cliente interno, es decir, los empleados y trabajadores.  

Es por ello que un Plan de Relaciones Públicas debe considerar como  primera delimitación de funciones las dos áreas de acción: Interna y Externa. Cada una de ellas tendrá diferentes estrategias y programas, de acuerdo a los requerimientos de la empresa, pero siempre considerará la importancia de  su misión, tanto en uno como en otro campo.

Relaciones Públicas y Stakeholders

Actualmente las empresas no son percibidas únicamente como entes productivos (o extractivos), económicamente  prósperos, sino que las teorías de Responsabilidad Social Empresarial (RSE) permiten verlos como actores protagónicos de la vida en sociedad y con una obligación para con su entorno y todo lo que hay en él, al cual afecta con sus operaciones, sea este efecto visible o no.  Un comportamiento socialmente responsable es una exigencia de toda organización que aprecie su nombre y desee crear o  conservar su prestigio, y ser valorada como una empresa seria y ética.

En ese aspecto, la organización deberá considerar el estado de sus relaciones con los principales grupos de interés o stakeholders, en tanto tengan una relación significativa con ellos:

1.      Gobierno – central, local, municipal

2.      Comunidad (vecinos inmediatos, comunidad local / nacional)

3.      Medio Ambiente

4.      Trabajadores / Sindicatos

5.      Consumidores

6.      Proveedores

7.      Asociaciones del sector  

8.       Medios de comunicación

9.      Accionistas / Directores / Inversionistas

En los casos en que corresponda, deberá fijarse una línea de acción partiendo de los objetivos deseados, y deberá registrar de forma metódica el nivel y frecuencia de contacto. En relación a realizar cambios que respondan a  objetivos específicos, esta información será el punto de partida. También será valiosa de cara a la implementación de un proyecto de RSE, pues permitirá elaborar una  planificación coherente con la visión corporativa y con sus estrategias de comunicación.

Objetivos de Relaciones Públicas y una Gestión Orientada a Resultados

Una estrategia consolidada de comunicación y  Relaciones Públicas, permiten no sólo generar opinión pública favorable, eventual publicidad  gratuita y un mejor clima organizacional, sino  que es una herramienta efectiva para mejorar la eficacia de los procesos y el logro de resultados. ¿Por qué?

-       Una comunicación efectiva, en ambos sentidos, previene conflictos internos y con ello innecesarias interrupciones del ciclo productivo, favoreciendo la rentabilidad.

·        Un agradable ambiente y un clima laboral positivo influye en el nivel de desempeño de los colaboradores y con ello su productividad.

·        La realización de actividades de medición interna y externa (sondeos de opinión, encuestas, focus group) obtienen información valiosa para afinar o corregir los planes de integración, crecimiento, publicidad.

·        La elaboración de medios de comunicación (internos / externos) permite el flujo de información que facilite la realización de programas y actividades diversos, aumentando su probabilidad de éxito.

·        La certeza de pertenencia a una organización ética que se preocupa por el capital humano, genera una mayor fidelización y una motivación intrínseca de alto poder.

·        El prestigio de la empresa, en relación a sus valores y sus programas de RSE elevan el nivel de su reclutamiento.

Acerca de la comunicación organizacional

                                                                                          Por Antonio García Tafalla

La comunicación interna en las empresas exige tanta profesionalidad, tecnología y dedicación como la comunicación externa. Existen estudios reveladores sobre esta cuestión que dan como resultado que nueve de cada diez empresas fracasan en la implantación de sus planes estratégicos por una falta de comunicación entre los responsables de las mismas y el resto de la organización.

Es obvio que el empleado de cualquier organización ejerce un papel fundamental en las relaciones de la empresa con sus clientes o usuarios externos, por consiguiente los propios empleados deberían ser receptores privilegiados y prioritarios de los mensajes que van a transmitir al exterior.

Hablar aquí de la falta de comunicación interna en las empresas daría para algo más que un articulo, pero sirve decir que son muy pocas las organizaciones que tienen dentro de su organigrama departamentos o unidades independientes de comunicación interna. Estos departamentos deben ser los encargados de la transmisión y el desarrollo de la cultura y las prácticas organizativas, difundiendo la misión y los valores de la empresa para consolidar en las personas su sentido de pertenencia. Como vemos a menudo, cuando la comunicación formal no existe o es escasa, lo que aparece dentro de las organizaciones es la comunicación informal, el cotilleo, los rumores. Por tanto la responsabilidad de la comunicación interna recaerá en la alta dirección, siendo uno de los elementos más importantes que tendrá a su alcance para la consolidación de cualquier objetivo.

Si no se logra involucrar a la alta dirección en este proceso, será en vano cualquier otra iniciativa. Se ha de conseguir además una definición clara de los contenidos de la misma, así como una coordinación y distribución de responsabilidades entre la línea ejecutiva y el responsable de comunicación interna (si es que existe), y sobre todo dotar de credibilidad y coherencia al proceso.

Los necesarios cambios de cultura corporativa y mentalidad dentro de las empresas son complicados y en ocasiones se deben a las resistencias de todo tipo que van apareciendo en el proceso, como puede ser no asumir las mencionadas responsabilidades, la ausencia de una adecuada formación directiva y la inexistencia de departamentos de comunicación interna.

La actitud y el estilo de liderazgo determinan entre el 50% y el 70% del clima laboral y éste a su vez entre el 20% y el 30% de los resultados empresariales. Buscar en una organización rentabilidad con un personal desanimado, poco capaz y desinformado es como pedir peras al olmo, siempre será más fácil liderar y dirigir junto a empleados involucrados, dispuestos a dar lo mejor de sí mismos.

Los nuevos tiempos nos dicen que las personas en las empresas deben ser profesionales y deben tener un talento potencial y que para buscar eficacia a medio y largo plazo, las empresas las deben guiar, atraer y coordinar.

Decir que las empresas son las personas parece uno de esos eslóganes publicitarios, en ocasiones, vacíos de contenido que muchas organizaciones utilizan para mostrar su “fenotipo” distintivo, pero obviarlo es una temeridad demasiado extendida. P. Druker en su famosa obra The practice of Management, allá por 1954, definía al trabajador en los siguientes términos: “El recurso humano es comparable a todos los otros recursos de la empresa, pero el ser humano posee propiedades especificas que los directivos deben tener en cuenta: la habilidad de coordinar, sintetizar, juzgar e imaginar”.

Si estas capacidades que señalaba P. Druker son ciertas y consideradas desde hace tanto tiempo, por qué no asumir esta circunstancia, por qué tanta ceguera empresarial, por qué tanta comodidad, por qué tanto laissez faire-laissez passer?

Fomentar la participación de los empleados en los procesos de la organización, el dialogo, la democracia, etc., no son un capricho, más bien son una necesidad imperiosa para lograr metas consistentes.

Todas las metas y objetivos que se planteé la dirección no las puede alcanzar por sí misma, tampoco se les puede pedir tener todas las respuestas, tendrán que encontrarlas con la ayuda de todos los que conforman la organización.

Esta síntesis, induce a reflexionar sobre un gran número de enfoques para comprender dónde podemos mejorar la comunicación dentro de las empresas y cómo utilizarla como verdadera arma estratégica ya que se quiera o no, para bien o para mal es imposible la no comunicación. Por tanto, no estaría de más que los directivos se esforzasen en adquirir habilidades propias de comunicación eficaz, no como una elección sino más bien como una obligación dentro del cargo que desempeñan, porque sin ésta, todo esfuerzo será en vano.

 Tomado de: http://www.rrhhmagazine.com/articulos.asp?id=417 

Evitando errores risibles (Corrección de Textos y Anfibología)

La edición de textos es un servicio que contribuye a dejar muy claro el contenido de un escrito, que puede estar correcto, ortográfica y gramaticalmente, pero que puede tener errores de sintaxis, de modo que dificulta la comprensión y resta calidad al trabajo. 

Un error muy común es la  anfibología ( empleo de frases o palabras con más de una interpretación).

Estos son algunos ejemplos:

§  Mi padre fue al pueblo de José en su coche  (¿En el coche de quién?)

§  Mi padre fue en su coche al pueblo de José.

§  Mi padre fue al pueblo de José en el coche de éste.

§  Se bajó del caballo sin que se diera cuenta. (¿Quién no se dio cuenta?)

§  Se bajó del caballo sin que éste se diera cuenta.

§  Se bajó del caballo sin darse cuenta.

§  Se bajó del caballo sin que Susana se diera cuenta.

§  Pedro me repetía que él no tomaba alcohol continuamente.

§  Pedro me repetía continuamente que él no tomaba alcohol.

§  Pedro me repetía que no era continuamente que tomaba alcohol.

§  Se vende mantón para señora de Manila (¿Quién es de Manila?)

§  Se vende mantón de Manila para señora.

Otros casos:

§  El perro de Mozart  (¿Se refiere a que Mozart tenía un perro, o a que Mozart era muy malo tocando música?)

§  El cerdo del niño (¿El cerdo es del niño, o el niño es sucio como un cerdo?).

§  Se vende perro. Come de todo. Le gustan mucho los niños. (¿Le gusta comerse niños o le gusta las salchichas y es dócil con los niños?)

§  Fuimos al hipódromo y después al zoológico. Te dejamos un recado para que nos alcanzaras allá. (¿Dónde? ¿En el hipódromo o en el zoológico?)

Los comediantes usan la anfibología con mucha frecuencia, pues permite recursos muy cómicos. Un ejemplo clásico es de Groucho Marx, que lo usa en la película cómica Animal Crackers, cuando dice: «Una vez le disparé a un elefante en pijama. Lo que nunca sabré es cómo hizo para meterse en la pijama”. La oración primera no deja claro si Marx —vestido con pijama— le dio un tiro a un elefante, o si el elefante se encontraba en pijama. Por eso provoca risa la aclaración.

Una anfibología puede sugerir más de una interpretación. Para evitar esto, es necesario volver a escribir y acomodar las palabras de manera que las ideas estén lo más claras posibles.

La fresa sobre el helado: 

·        Autos usados en venta: ¿Irá a cualquier otro lugar adonde lo engañarán? ¡Venga con nosotros primero! (¿Necesita comentarios?)


Tomado de: http://quieropublicarunlibro.blogspot.com/2010/10/la-edicion-de-textos-es-un-servicio-que.html

La comunicación con los comunicadores

El aparente juego de palabras de este título alude a una situación común, sea que se solicite servicio externo (tercerización) o que jefe y comunicador pertenezcan a la planilla de la empresa, los encargados de las áreas productivas con mucha frecuencia entran en conflicto con los responsables del área de comunicación (se llame Imagen Institucional o Corporativa, Comunicación Interna u otra etiqueta), pues su modo de trabajo y sus prioridades se enfocan de forma distinta, cuando en realidad deben estar totalmente en sintonía.

Lo más usual es que  los ejecutivos requieren soluciones, por vía de imagen externa o interna, a problemas que no radican en la percepción (del empleado, del cliente o del consumidor) sino en el servicio o el producto en sí, pero no se ponen de acuerdo en ello y se inicia un conflicto que no hace sino entorpecer más el camino de la solución.  También existen muchos conflictos cuando se trata de posicionarse en el mercado, lo cual no es un tema de comunicación externa, exclusivamente, sino que involucra aspectos como distribución, precio, identidad, promociones, y también los consabidos temas de imagen como es el caso de la publicidad.  

Para ello es importante que ambos tengan las cosas claras antes de iniciar el desarrollo tentativo de una respuesta y que puedan escucharse de forma efectiva, para poder encontrar el punto común que ayude a arribar a buen puerto.

Aquí algunas recomendaciones para quienes ven el tema desde la función comunicativa.

1.       Si ya está planteado el objetivo a lograr, es conveniente explorar si es viable alcanzarlo únicamente desde una estrategia de comunicación.  Es necesario explicar que el trabajo con medios y las estrategias, internas y externas, hacen una labor, pero necesitan el respaldo de la realidad, y si hay problemas de distribución, empaque, o precio, por decir algo, deben atenderse primero, y es en ese momento recién, cuando resulta más efectivo apoyar la estrategia de solución con otra de comunicación.

2.      Ponerse de acuerdo en el alcance y las posibilidades es imperativo. Cuál es el presupuesto disponible, qué nivel de presencia en medios se desea,  qué tiempo tomará diseñar un plan coherente y efectivo, etc. Muchas veces el decir: “no hay problema, podemos hacerlo” no sólo no es claro para ambas partes sino que no es real.

3.      Si las estrategias planteadas no tienen relación con el estilo corporativo o su imagen, es importante hacerlo saber, pues puede cometerse un error que luego es muy difícil de subsanar.  Si se trata de un servicio dirigido a un público mayor y  conservador,  no es recomendable que en un momento de pánico se apueste por un cambio de estrategia y se dirija en un lenguaje nuevo a un público objetivo distinto, sin haber estudiado el tema lo suficiente.

4.      Por más que el Jefe ya tenga una idea, es importante ofrecerle otras opciones que pueda considerar.  Puede ser que desee iniciar una comunicación con los empleados mediante una revista para mejorar su imagen y fidelización, que por la dimensión de la empresa resulte costosa y poco práctica, a lo que es bueno proponer alternativas: boletín on-line,  sistema por intranet,  reuniones mensuales, promociones de estímulo, etc.

5.      Es importante que se tenga claro en qué va a consistir el trabajo.  Se debe ser muy específico en cuanto a metodología, personal que participará y cómo lo hará, costos involucrados (dinero a invertir, tiempo a emplear,  exposición pública,  etc.).

6.      Cuando una moda es considerada como “receta mágica”. Si la competencia tuvo éxito con una estrategia, no significa que será igual de efectiva en todos los casos. Eso se aplica mucho en temas de Responsabilidad Social y en una “fiebre de RSE” muchas organizaciones hacen proyectos sin mayor trascendencia sólo por los beneficios de la publicidad, resultando al final una inversión contraproductiva pues se hace evidente el objetivo y resulta en un descrédito, al interno y al externo de la empresa.

La Comunicación, base de un buen Clima Laboral

El clima laboral es el aspecto ambiental que rodea al trabajador, tanto en lo que se refiere al medio físico como al humano. En él se integran tanto condiciones relacionales como de trabajo, y por ello es uno de los principales pilares de la productividad.

El clima organizacional es bueno cuando el personal se siente a gusto y considera favorablemente a su organización, percibiéndose como parte de ella. En esta situación los conflictos son escasos, los procesos se desarrollan de forma fluida y adecuada y existe un marco óptimo para el desarrollo del trabajo y la rentabilidad.

Parte muy importante del clima laboral es una comunicación eficiente y oportuna al interno de la organización, tanto en lo laboral como en lo extralaboral. Si existe una adecuada estrategia de comunicación correctamente desarrollada, probablemente se podrá, entre otras cosas:

·         Motivar al personal, trasmitiéndole información importante para su identificación y participación.

·          idelizar al personal mediante el conocimiento de lo que sucede al interior de la organización, desarrollando su orgullo y su sentido de pertenencia.

·         Lograr que las tareas y actividades se realicen de acuerdo a  lo esperado, ahorrando tiempo y costos innecesarios y fomentando un uso rentable de los recursos (humanos y materiales).

·         Estrechar vínculos entre los integrantes de cada área y de los diferentes estamentos, compartiendo un mismo espíritu y un estilo organizacional que contribuya al desarrollo de la identidad de la empresa.

·         Mejorar el desempeño interno, ya que la información es motor de superación, sana competencia y aprendizaje compartido.

·         Facilitar los procesos de cambio, ya que no basa la cultura organizacional en la imposición sino en el diálogo y mantiene canales abiertos para la recepción de nuevas ideas.

·         Ofrecer una vía a la retroalimentación, que muestre oportunamente aspectos internos de la organización que afectan o puedan afectar a los empleados o a la productividad.

Desde esta ventana, LM Servicios Editoriales no sólo pone a disposición sus diversas opciones para apoyar a organizaciones y empresas, granes o pequeñas, mediante su repertorio de servicios, sino que también compartirá artículos  varios que permitan conocer un poco más del mundo de la comunicación, base de la armonía y el éxito, en la vida y en el trabajo.